Ювис-Автоматизация

         Если вы всерьез решили автоматизировать деятельность своего предприятия, причем так, чтобы процесс не затянулся на годы, а результат соответствовал ожиданиям, то прежде всего необходимо определиться, что конкретно вы хотите от автоматизации и готовы ли к ней вообще.
        Вопрос это не праздный. Особенно если предприятие является достаточно крупным и автоматизация предполагает не простой учет, а использование технологий эффективного управления информационными потоками, анализ и планирование.

                Ручной учет и электронные технологии
                Модульная методология на базе интеграции
                Специализация
                Особенности автоматизации в России
                Начните с себя
                Так стоит ли все затевать?
                Шаги к успеху
                Критерии выбора
                  - Цена
                  - Функциональность
                  - Гибкость применения
                  - Сроки внедрения

       Компьютеризация на Российском рынке идет уже более десятка лет. Компаний, предлагающих свои услуги и программные продукты сейчас столько, что можно запутаться, даже просто рассматривая их список. Если еще учесть, что на каждом относительно крупном предприятии имеется свой отдел автоматизации, то невольно встает вопрос, почему до сих пор в реальности все не так радужно, как описывают рекламные проспекты. Почему представитель фирмы, готовой взяться за автоматизацию вашего предприятия, сообщает о невероятных успехах, в то время, как вы точно знаете, что доведенных до конца проектов не так уж и много?
        Как не попасть впросак, выбирая ту или иную систему управления? Как добиться правильного результата и от чего он вообще зависит?
        Чтобы разобраться в столь непростом вопросе, необходимо прежде всего понять:

какие методологические подходы в решении задач автоматизации существуют на данный момент, каким образом они влияют на результат и почему для крупных предприятий предпочтительней корпоративные системы;
на что следует ориентироваться руководству и чем должен заниматься отдел автоматизации;
чем вызвано недовольство пользователей, что такое хороший результат и от чего зависит время внедрения любой корпоративной информационной системы;
почему такой разброс цен на программное обеспечение, что такое специализация в этой области и из чего складывается стоимость системы;
и самое главное: какими правилами стоит руководствоваться при выборе той или иной информационной системы, причем здесь гибкость, модульность, интегрированность и т.п.

Ручной учет и электронные технологии
        Автоматизация в России имеет не такую уж давнюю историю, и естественным ее началом был этап "Автоматизации снизу вверх", идущей от конкретных потребностей каждого отдельно взятого пользователя, когда ручной учет переносился "как есть" в область электронных технологий. При подобном уровне проектирования, где задача начиналась и заканчивалась на одном рабочем месте, не было никакой возможности говорить о переносимости информации из одной области автоматизации в другую. С одной стороны вести объемные справочники контрагентов, реквизитов, товаров и услуг и пр. не оправдывала ожиданий, с другой - отсутствие таковых не позволяло достичь информационной совместимости.
        В этой ситуации ни о каком автоматическом анализе не могло быть и речи. Максимум, чего можно было достичь, - это использования компьютера как интеллектуального калькулятора и пишущей машинки одновременно.
        Бесперспективность такой автоматизации усугублялась еще и тем, что на предприятии приходилось держать солидный штат программистов, постоянно занимающихся адоптацией разношерстных программных продуктов к малейшим изменениям законодательства.

Модульная методология на базе интеграции

        Естественным выходом из этого тупика было обращение к новой методологии автоматизации. Заключалась она в построении системы через отдельные модули при полной интеграции данных. Для этого была необходима информационная совместимость различных областей автоматизации, что позволяло бы говорить о возможности переноса данных из модуля в модуль автоматически, без затрат на операторский труд (имеется ввиду ручной набор информации, полученной в одной программе, для использования ее в другой). Идея настройки программных продуктов сулила дальнейшее развитие за счет отказа от дорогостоящих услуг программистов и переноса управления возможностями автоматизированных систем в чисто прикладную область. Все это делало программные продукты более устойчивыми к изменениям законодательства и удлиняло срок их жизни, не требуя от предприятий дополнительных затрат на автоматизацию. Специализация
        Переход на новую методологическую базу потребовал гораздо более сильных специалистов в области проектирования, то есть умения предвидеть результат задолго до его появления. При этом от них требовались знания не только компьютерных технологий, но и в прикладных областях. Программирование стало индустрией, где выживал только тот, кто мог не просто охватить весь спектр проблем, но и грамотно направить усилия программистов с точки зрения разделения труда и построения конвейера, работающего на результат. Появилось понятие узкой специализации, а кроме того, возникла необходимость в четком управлении. Требования к специалистам стали более высокими. Достичь такого уровня знаний становилось все труднее и труднее, что и привело к естественному удорожанию услуг их обладателей.
        Что касается узкой специализации, то она касалась не только использования человеческих ресурсов, но и средств разработки - баз данных, интерфейсных оболочек и т.д. И это было оправданно. Такое разделение в ситуации, когда речь шла о широкомасштабной автоматизации, существенно поднимало качество разрабатываемых продуктов и если не повышало скорость внедрения и разработки, то по крайней мере тормозило стремительное увеличение сроков.
        Как результат стоимость программных продуктов, ориентированных на модульность и гибкость в настройках, не только не уменьшилась, но с применением все более и более новых технологий только увеличивалась.
        Интересно отметить тот факт, что все прекрасно отдают себе отчет в специализации, например, в медицине. Никому не придет в голову пойти вырезать аппендицит к офтальмологу или лечить зубы к психотерапевту. А вот культура восприятия специализации в области компьютерных технологий, если говорить о среднем уровне, к сожалению, и по сей день оставляет желать лучшего. До сих пор смешиваются такие понятия, как консультант-постановщик, консультант по внедрению и настройки автоматизированных систем управления, программист, кодировщик, технический писатель, специалист по сетям и т.д. На сегодняшний день распространенным является мнение, что хороший компьютерщик должен уметь все. И нередко на предприятиях сетуют, что трудно найти такого специалиста. На самом же деле - почти невозможно. Для квалифицированного решения задач автоматизации правильнее обращаться в фирмы, которые на них специализируются и держат целый штат людей, хорошо разбирающихся в каждой отдельно взятой области. Особенности автоматизации в России
        Вопреки всеобщим ожиданиям совершенно неожиданным результатом появления таких программных комплексов (имеются ввиду крупные корпоративные системы управления предприятием, а не отдельно взятые программы для учета) стало то, они оказались не только дороже, но и сложнее во внедрении и затем - в использовании.
        Здесь руководители предприятий столкнулись с весьма нелицеприятной действительностью. Внедрение компьютерных технологий на базе единого информационного пространства предполагало, что оно должно реально существовать и при этом каждое понятие этого пространства должно быть четко формализовано. А самое главное - уровень детализации должен поддерживаться на каждой стадии обработки данных вне зависимости от того, имеет ли это значение на данном конкретном рабочем месте или необходимо на соседнем. Здесь надо отметить, что речь идет не о полнофункциональном использовании всех деталей на каждом уровне, а о его поддержке. Проиллюстрировать это можно примером из жизни одного российского предприятия. Уровень детализации хранения материалов на складе не поддерживался в бухгалтерии в том виде, в котором он требовался материально-техническому отделу. И это понятно: бухгалтера, ведущего суммовой учет на счете (не говоря уже о главном бухгалтере), совершенно не интересовал точный аналитический учет в разрезе различных параметров материально-технических ценностей, который был жизненно необходим отделу материально-технического снабжения. Конфликт интересов, длившийся достаточно долго и никак не разрешавшийся, стал камнем преткновения, как только зашел вопрос о внедрении единой информационной базы.
        Кроме такого рода трудностей появились и другие проблемы - четкой регламентации функций для каждого участника процесса, смены технологии учета, перестановки кадров со сменой правил и форм учета, то есть проблемы с тем, что называется введением на предприятии корпоративных стандартов. Начните с себя
        К сожалению, руководителей, понимающих необходимость реальной перестройки методов учета, на российских предприятиях сейчас не так уж много. Отсутствие четкой регламентации, единого информационного пространства и непонимание того, что внутренняя реорганизация неизбежна, многие руководители стали переносить в область компьютерных технологий. Это привело к полному несоответствию ожидаемого результата затраченным средствам и как следствие к вялому конфликту между разработчиками корпоративных информационных систем и предприятиями - заказчиками. Ситуация усугублялась недовольством конечных пользователей, которым после внедрения такого рода технологий пришлось работать с более тяжеловесным интерфейсом.
        На одной из конференций разработчиков крупных корпоративных систем автоматизации все представители предприятий, занимающихся их реальным внедрением, пришли к единодушному выводу. Заключается он в том, что в настоящий момент нельзя говорить о готовой базе в области технологий учета автоматизируемых предприятий, которая позволила бы проводить внедрение легко и безболезненно. Как правило, вся тяжесть революционных изменений переносится на разработчиков, а кроме того, очень заметно начинает проявляться человеческий фактор.
        Квалифицированные менеджеры проектов знают, что для достижения успеха управления процессом автоматизации очень важно видеть и мотивационную составляющую технологии управления. Иными словами речь идет о личной заинтересованности каждого участника процесса. Для одних это возможность навести порядок, для других - гарантия, что не уволят, для кого-то - просто интерес к знаниям или возможность продвижения по служебной лестнице. Но в любом случае если по какой либо причине управление проектом осуществляется недостаточно хорошо, если конечные пользователи хотят, чтобы было "как в старой программе", а руководство никак не определится с приоритетами (личные амбиции отдельных исполнителей или единая система управления), то провал практически неизбежен. Требования выдвигаются подчас самые противоречивые, а иногда просто нелепые. Начинается хаос, и тогда остается лишь уповать на энтузиазм и "любовь к искусству" отдельных личностей, которые, несмотря, ни на что, продвигают идею автоматизации вперед.
        Конечно, здесь не имеется ввиду то небольшое количество предприятий, реально сертифицировавших методы учета собственного производства. Мы говорим исключительно о кампаниях, где руководители чисто эмпирически заинтересованы в движении по пути наведения порядка. Но дело в том, что без реальной реорганизации управления корпоративные технологии не внедрить. Предприятия, предлагающие свои услуги в области автоматизации, как правило, не обладают достаточным законодательным правом и при отсутствии реального "спонсора" (руководителя, заинтересованного во внедрении и обладающего достаточным авторитетом в части принятия реальных решений) автоматизация закончится неудачей. Так стоит ли все затевать?
        Ответом на этот вопрос может быть только "да". Почему? Ну, во-первых, в рыночных условиях, если вовремя не перестроиться, можно так безнадежно отстать, что уже никакая автоматизация не поможет и роль отдельно взятых сильных личностей в рамках продвижения продукции на рынке просто сведется на нет. Во-вторых, автоматизация, даже если первый ее опыт окажется не столь результативным с точки зрения реального и прямого увеличения доходности, поможет предприятию сделать первые шаги в наведении внутреннего порядка, а это естественным образом приведет к внедрению более эффективных и оперативных методов учета и, что самое главное, анализа.
        Конечно, всегда существует вероятность того, что не будет достигнуто стопроцентное соответствие полученного результата ожидаемому. Но на хороший результат надо работать. Шаги к успеху
        Итак, первое, что совершенно необходимо иметь в виду: легко не будет. И чем крупнее ваше предприятие, тем более жесткими должны быть решения в области реорганизации, тем боле четко должна быть сформулирована регламентация допустимых действий на каждом отдельно взятом рабочем месте. И, что самое печальное, обойтись без устрашающих методов - типа увольнения "не вписавшихся" в новые порядки - скорее всего не удастся. Зато наградой за труды будет общий результат работы предприятия, полученный за счет реально используемого корпоративного информационного пространства, прозрачность и управляемость производственными, аналитическими и учетными процессами, устойчивая к изменениям законодательства и реорганизации производственных процессов среда.
        Для отдела автоматизации, если он до сих пор занимался разработкой только своих собственных программ, придется переформулировать задачу и ориентировать его на полное сопровождение системы автоматизации. И чем она крупнее, тем большую степень овладения методами настройки и поддержки предполагает. Современные крупные корпоративные системы обладают уже таким уровнем настройки, когда можно говорить, что это новый, гораздо более высокий (более доступный для специалистов прикладной области) уровень программирования.
        Ну а главное - надо быть готовым к тому, что процесс внедрения потребует от конечных пользователей довольно большого времени для создания начальных данных. То есть на них ляжет двойная работа, когда одновременно необходимо будет вести учет "по-старому" и готовить данные для ведения учета "по-новому". И продолжительность этого периода здесь зависит исключительно от них или от жесткости сформулированных целей со стороны руководства. Конечно, хорошо, когда есть системы предшественницы, из которых вполне можно вполне "вкачать" информацию в новою среду автоматизации. Но обольщаться обольщаться в данном случае не стоит. Как правило, в таких системах уровень детализации информации оказывается недостаточным, не говоря уже о проблемах с совместимостью.
        В этой связи уместно вспомнить один реальный случай. Когда требовалось "пересадить" на единую информационную базу отдел, занимающийся такими документами, как планирование выпуска лакокрасочных изделий, и производственный цех, выпускающий реальную продукцию, то выяснилось, что в первом использовалась номенклатурная позиция "все эмали, кроме зеленой", что совершенно недопустимо, если речь идет об автоматизации производственного цеха, где на выходе должен быть достаточно подробный по своей детализации производственный отчет. Понятно, что в таких случаях, не помогает даже самый умный программист или самая "крутая" фирма, предлагающая свои услуги. А здесь речь шла не о конкретном примере, а о целой системе. Критерии выбора
        Ну и, пожалуй, один из самых животрепещущих вопросов, о котором хотелось бы сказать: какую систему все таки выбрать и какими критериями руководствоваться при выборе?

Цена

Как ни странно это звучит, но в случае с крупными корпоративными комплексами цена вполне может быть одним из критериев выбора. Если вам обещают сделать все за "смешные деньги" - не верьте. Расчет очень прост: дешевая система, особенно если речь идет об обширном штате сотрудников предприятия-исполнителя, либо предлагается вам на спонсорских началах (что крайне маловероятно), либо обладает таким набором функций, который слишком мал для многоуровневого, разветвленного и многофункционального учета.
Следует также учитывать, что объявляемая цена может включать в себя исключительно инсталляцию, а стоимость всяческих услуг консультантов, преподавателей, семинаров, доработок и т.п. просто замалчивается.. Таким образом, решив заплатить меньше, вы будете вынуждены сами заказать услуги по эксплуатации, применению и методик развитию (что называется, "увяз коготок - пропала птичка"). Как правило, компании, предлагающие программное обеспечение и сразу же включающие внедрение в стоимость ПО, в некотором смысле попадают в большую зависимость от ваших возможных претензий, а значит, в конечном счете для вас такого рода решения становятся гораздо более дешевыми.

Функциональность

Вот чего точно не стоит делать, так это идти по пути "расшивки узких мест". Выбираемая система должна либо сразу обладать полным набором функций (лучше, если у предприятия есть положительный опыт внедрения, доведенного до конца), либо, что тоже не плохо, в ней может отсутствовать, не более 30% требуемых модулей. Последнее, если речь идет о российских программах, даже лучше. Это значит, что разработчики с большей готовностью будут реагировать на ваши "прихоти", одновременно отшлифовывая готовую часть системы. Другое дело, что вам скорее всего предложат такую последовательность внедрения модулей, которая несколько отличается от вашего представления о правильном порядке. Но в данном случае, если что-то и непонятно, лучше довериться специалистам фирмы - внедренца. Они не меньше вас заинтересованы в хорошем результате, для них вы не только источник финансирования, но и еще одна ступенька в области деловой репутации.

Гибкость применения

        Термин "гибкая настройка" применяется широко. Но что интересно, до конца его суть в ряде случаев слабо понимают не только заказчики, но и менеджеры по маркетингу со стороны разработчиков.
        Как-то на одном из семинаров разработчиков корпоративных систем такой специалист в области поиска внешних контактов на вопрос "в чем заключается настроечная база системы?" дал ответ следующего содержания: "в добавлении полей в таблицы базы данных", объясняя это тем, что, например, модуль "Заработная плата" на каждом предприятии свой. Стоит заметить, что законодательная база в нашей стране едина для всех предприятий и соответственно уровень проработки этой самой законодательной базы в рамках программного модуля - это уровень устойчивости системы не только в плане применения на разных предприятиях, но и по отношению к нестабильности законов, подзаконных актов и стандартов, часто изменяемых. А в данном случае речь шла о прямом перепрограммировании.
        В зависимости от предприятия (имеется в виду малое, среднее или крупное), уровень настроечной базы (его широта и детализация) для разных предприятий требуется разный. Выше уже отмечалось, что некоторые настроечные системы - это средства разработки на новом, качественном уровне. Такие системы, как правило, позиционируются как охватывающие весь спектр проблем, связанных с окружающей действительностью, стоят довольно дорого, требуют квалифицированного внедрения и жесткой регламентации, но зато дают гарантии по срокам своей жизнеспособности, то есть рассчитаны не на один год и не на три.
        Учитывая то, что крупные предприятия, как правило, заведомо нуждаются в более разнообразных методах учета, контроля и управления в рамках существующего закона, следует сделать вывод, что ценовая ниша для поиска информационных технологий у таких предприятий будет отличаться от той, на которую рассчитывают средние.

Сроки внедрения

Ну и последнее - это сроки, за которые систему можно довести до полностью работоспособного состояния. Исходя из проблем, описанных выше, ожидать, что внедрение такого рода технологий может быть проведено за несколько месяцев, означает тешить себя иллюзиями. Даже при самых благоприятных условиях, когда руководство и исполнители все как один работает на идею скорейшего наступления "светлого автоматизированного будущего", будьте готовы к тому, что полное внедрение системы (именно от старта внедрения, а не от начала разработки недостающих модулей) растянется не менее чем на год.

НПП ООО "Ювис" juvis@juvis.vrn.ru